Delegeren, wat is het en hoe pas je het toe?
Wat is delegeren eigenlijk en hoe doe je het? Iedere leidinggevende of werknemer heeft ermee te maken en iedereen heeft er weleens van gehoord, maar wat bedoelen we er nu precies mee? Delegeren betekent “het behalen van resultaten door het overdragen van een taak aan een andere werknemer”. Deze betekenis geeft meteen aan waar delegeren plaatsvindt, namelijk in het bedrijfsleven en op de werkvloer. Delegeren betekent namelijk niet dat je simpelweg werkzaamheden opdraagt. Het is dat je de medewerker ook de bevoegdheden – bijvoorbeeld beslissen – en de middelen – bijvoorbeeld budget of tijd – geeft die daarvoor nodig zijn. Wat je niet overdraagt bij delegeren, is de eindverantwoordelijkheid.
Goed kunnen delegeren is cruciaal voor succes als je een leidinggevende functie hebt. Het is ook een van de moeilijkste aspecten van leiderschap en communicatie. Je moet immers de controle uit handen geven. We zijn er allemaal op gericht om dingen zelf te doen, vooral als we er goed in zijn, maar het spreekwoord zegt dat een goede leider zelf helemaal niets doet, behalve leidinggeven natuurlijk. Er zijn veel verschillende stijlen van leiderschap, van autocratisch, waarbij je zelf alle beslissingen neemt, tot participerend, waarbij de medewerkers net zoveel te zeggen hebben als de leidinggevende en beslissingen worden genomen op basis van samenwerking en overleg. Een tussenvorm is coachend leidinggeven, waarbij de manager of directeur een motiverende en steunende houding aanneemt, maar wel eindverantwoordelijk is. De coachende vorm komt het meest voor bij organisaties.
Er zijn verschillende stijlen van delegeren. Hieronder volgen enkele voorbeelden:
Instrueren en controleren
Deze stijl pas je toe als je medewerker weinig of geen competentie heeft, maar wel betrokken en enthousiast is. De mate van sturing is hierbij zeer hoog: je moet op een duidelijke manier uitleggen wat de opdracht inhoudt, hoe hij uitgevoerd moet worden en wat het resultaat moet zijn. Verder moet je investeren in het controleren van de voortgang, bijvoorbeeld door functioneringsgesprekken te voeren, veel met de medewerker te communiceren en feedback te geven. Op deze manier help je de medewerker om te leren en zich te ontwikkelen, en dus de competenties te vergroten
Steunen
Een steunende aanpak pas je toe bij een werknemer die wel competent is, maar onzeker. Bij deze stijl instrueer je ook, maar geef je de medewerker meer ruimte om in zijn taak te groeien. Je controleert dus niet, maar je geeft alleen bijsturing en creëert een situatie waarin de medewerker zelfstandiger zijn competenties kan leren gebruiken en zelfvertrouwen op kan doen. In zo’n geval moet je overtuigend zijn en veel positieve feedback geven, zodat de werknemer meer in zichzelf gaat geloven.
Coachen
Deze stijl gebruik je als de werknemer wel de competenties heeft, maar niet gemotiveerd en betrokken is. Coaching houdt in dat je overlegt en samenwerkt met de medewerker om de taak met succes uit t voeren. Je geeft hierbij geen instructies en weinig sturing, maar gebruikt de eigen ideeën van de werknemer om deze te motiveren om de taak uit te oefenen. Daarbij beslis je samen wat de taak precies is en hoe hij te werk gaat, waardoor de betrokkenheid wordt aangemoedigd.
Delegeren
Delegeren kun je niet met alle werknemers doen, ze moeten aan bepaalde randvoorwaarden voldaan. Ten eerste moeten zowel de competenties als de motivatie en betrokkenheid van de werknemer hoog zijn. Hij moet dus voldoende kennis en vaardigheden hebben, professioneel werken, regelmatig rapporteren, om hulp vragen als dat nodig is, zich verantwoordelijk voelen, kunnen beslissen hoe de taak uitgevoerd moet worden en wat het resultaat moet zijn en een pro-actieve houding hebben, waarbij problemen op tijd gesignaleerd worden en er controles worden ingebouwd. Goed delegeren draait dus om het geven van ruimte en vrijheid aan de medewerker en een mate van zelfwerkzaamheid toestaan. Dit is nog niet zo eenvoudig, want hiermee laat je de controle los over taken die je misschien geneigd bent zelf uit te voeren, maar niet bij je functie horen of waar je geen tijd voor hebt. Je moet je medewerker dus vertrouwen en hem verantwoordelijkheid geven. Let wel op, bij delegeren ligt de eindverantwoordelijkheid altijd bij de leidinggevende. Als er toch iets fout gaat, moet je dat zelf op je nemen en niet de werknemer de schuld geven. Het is de bedoeling om achter hem te blijven staan en de consequenties zelf dragen.
Op zoek naar verwante artikelen?